Sanciones por no llevar el registro de jornada: Multas de hasta 225.018€

El coste de no cumplir con el registro de jornada

El incumplimiento de la obligación de llevar el registro de jornada laboral puede acarrear importantes sanciones económicas para las empresas. La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) establece un régimen sancionador que puede suponer multas de hasta 225.018 euros en los casos más graves.

En este artículo te explicamos cuáles son las infracciones más comunes, las cuantías de las sanciones y cómo evitarlas.

Tipos de infracciones y sus sanciones

La LISOS clasifica las infracciones en tres categorías según su gravedad:

Infracciones leves (Art. 6 LISOS)

Se consideran infracciones leves los incumplimientos formales o documentales que no afecten directamente a los derechos de los trabajadores:

• No informar a los trabajadores sobre las condiciones del registro
• No conservar adecuadamente los registros durante 4 años
• No entregar copia de los registros a los trabajadores cuando lo soliciten

Infracciones graves (Art. 7 LISOS)

Son infracciones graves las que vulneran directamente los derechos de los trabajadores o suponen un incumplimiento sustancial de la normativa:

• No llevar el registro de jornada de los trabajadores
• Llevar un registro incompleto o inexacto
• No registrar correctamente las horas extraordinarias
• Superar los límites de jornada establecidos legal o convencionalmente
• No respetar los descansos obligatorios

Infracciones muy graves (Art. 8 LISOS)

Las infracciones muy graves son aquellas que implican fraude, discriminación o daño significativo a los derechos de los trabajadores:

• Realizar horas extra que superen el máximo legal de 80 horas/año
• Falsificar registros de jornada
• No abonar las horas extraordinarias realizadas
• Vulnerar el derecho a la desconexión digital
• Incumplimientos que afecten a colectivos vulnerables (menores, embarazadas, etc.)

¿Cómo actúa la Inspección de Trabajo?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) puede actuar de dos formas:

1. Inspecciones programadas

La ITSS realiza campañas periódicas centradas en sectores específicos (hostelería, comercio, construcción) o en determinados tipos de incumplimiento. Desde 2019, el control del registro de jornada es una de las prioridades.

2. Inspecciones por denuncia

Cualquier trabajador puede presentar una denuncia ante la Inspección de Trabajo si considera que la empresa incumple la normativa de registro de jornada. Estas denuncias pueden ser anónimas.

Proceso de una inspección

Cuando la Inspección de Trabajo visita una empresa, el proceso suele seguir estos pasos:

1. Requerimiento de documentación: El inspector solicita los registros de jornada de los últimos 4 años
2. Comprobación de los registros: Se verifica que incluyan todos los datos obligatorios
3. Entrevistas con trabajadores: El inspector puede hablar con los empleados para contrastar la información
4. Verificación de horas extraordinarias: Se comprueba que las horas extra estén correctamente registradas y compensadas
5. Acta de infracción: Si se detectan incumplimientos, se levanta acta y se inicia el procedimiento sancionador

Criterios para graduar la sanción

La Inspección de Trabajo tiene en cuenta diversos factores para determinar el grado de la sanción:

Criterios agravantes:

• Negligencia o intencionalidad del empresario
• Fraude o connivencia
• Incumplimiento de advertencias previas
• Reincidencia en el mismo tipo de infracción
• Cifra de negocios de la empresa
• Número de trabajadores afectados

Criterios atenuantes:

• Cumplimiento voluntario antes de la inspección
• Subsanación inmediata de los defectos detectados
• Primera infracción sin antecedentes
• Colaboración activa con la inspección

Otras consecuencias del incumplimiento

Además de las sanciones económicas, el incumplimiento del registro de jornada puede tener otras consecuencias:

En el ámbito laboral:

• Presunción de jornada completa: En contratos a tiempo parcial, la falta de registro puede hacer que se presuma que el contrato es a jornada completa
• Presunción de horas extra: Si un trabajador reclama horas extra y no hay registro, la carga de la prueba recae en la empresa
• Reclamaciones salariales: Los trabajadores pueden reclamar el pago de horas no registradas

En el ámbito de la Seguridad Social:

• Liquidaciones complementarias por cotizaciones no ingresadas
• Recargos e intereses de demora
• Posibles responsabilidades en materia de prestaciones

Cómo evitar las sanciones

Para cumplir con la normativa y evitar sanciones, te recomendamos:

1. Implementar un sistema fiable: Utiliza un software de control horario como EntroySalgo que genere registros inmutables y verificables
2. Formar a los empleados: Asegúrate de que todos los trabajadores conocen cómo funciona el sistema y su obligación de fichar
3. Establecer protocolos: Define procedimientos claros para gestionar incidencias, olvidos y correcciones
4. Conservar los registros: Mantén los registros durante al menos 4 años en un formato accesible
5. Facilitar el acceso: Permite que los trabajadores consulten sus registros fácilmente
6. Revisar periódicamente: Realiza auditorías internas para detectar y corregir posibles incumplimientos

Preguntas frecuentes sobre sanciones

¿La sanción es por empresa o por trabajador?

Depende del tipo de infracción. Las infracciones formales suelen sancionarse por empresa, mientras que las infracciones que afectan directamente a los derechos de los trabajadores pueden sancionarse por cada trabajador afectado.

¿Puedo recurrir una sanción?

Sí. Puedes presentar alegaciones al acta de infracción y, posteriormente, recurrir la resolución sancionadora ante los tribunales del orden social.

¿Prescriben las infracciones?

Sí. Las infracciones leves prescriben al año, las graves a los 3 años y las muy graves a los 5 años desde su comisión.

¿Qué pasa si subsano el incumplimiento antes de que me sancionen?

La subsanación voluntaria es un criterio atenuante que puede reducir significativamente la sanción, pero no la elimina si la infracción ya se ha producido.

Conclusión

Las sanciones por incumplimiento del registro de jornada pueden suponer un coste muy elevado para cualquier empresa. La mejor estrategia es la prevención: implementar un sistema de control horario fiable que garantice el cumplimiento de la normativa.

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